Direction et gestion des espaces : la révolution dans les bureaux

À propos de notre politique de confidentialité et du traitement des données personnelles

La présente Politique de Confidentialité explique quels types de données personnelles ACTIU collecte auprès de ses clients, contacts, fournisseurs, collaborateurs et candidats à postes de travail, pourquoi elle collecte ces données et à quelles fins. Par définition, les données personnelles sont toutes les informations qui peuvent être utilisées pour identifier une personne en particulier (une personne physique). Les données personnelles que vous allez fournir seront incluses dans un fichier appartenant à notre société, aux fins et selon les modalités décrites ci-dessous.

Ce traitement est soumis au RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données), ainsi qu'à la LOI ORGANIQUE 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques et son règlement d'application, dans le cas où ces données se réfèrent à des citoyens espagnols.

Responsable du traitement de vos données personnelles

ACTIU BERBEGAL Y FORMAS, S.A. (ACTIU) est responsable du traitement de vos données personnelles.

Adresse : Parque Tecnológico Actiu, Autovía CV-80, salida Onil-Castalla, 03420 Castalla (Alicante).

NIF : A03137874.

Téléphone : +34 966 560 700

Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données pour toute question relative au traitement de vos données personnelles à l'adresse suivante : lopd@actiu.com

Quels types de données personnelles ACTIU collecte-t-elle ?

ACTIU collecte les données strictement nécessaires à la gestion des relations établies avec ses clients, contacts, fournisseurs et collaborateurs. Dans tous les cas, les données collectées seront adéquates et non excessives, se limitant à ce qui est nécessaire par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, et seront traitées de manière loyale et licite, et avec les précautions requises.

Le type d'informations que nous pouvons recueillir dépend du type de relation qu'ACTIU entretient avec chaque utilisateur. En général, les catégories les plus courantes sont les suivantes :

• Informations de contact : nom, pseudonyme et adresse e-mail.
• Informations sur l'organisation et les contacts, dans le cas des membres d'une entreprise.
• Contenu de l'utilisateur : contenu des communications avec l'Administrateur du système, questions et suggestions.
• Informations relatives au dispositif et au navigateur, telles que les informations relatives au réseau et à la connexion (y compris les adresses du fournisseur d'accès à Internet [FAI] et du protocole Internet [IP]), les identifiants et les informations relatifs au dispositif et au navigateur (y compris le type et la version du dispositif, de l'application ou du navigateur, le type et la version du plug-in, le système d'exploitation, l'agent utilisateur, les paramètres de langue et de fuseau horaire, et d'autres informations techniques), les identifiants et les informations relatifs aux cookies, et des données similaires.
• Données de localisation, telles que la localisation de l'appareil de l'utilisateur.
• Informations démographiques, telles que le pays et la langue préférée.
• Pour les cas de candidatures à un poste de travail, information sur le candidat (données d’identification et contact, formation et expérience pforessionnelle.

Finalités du traitement des données personnelles : à quelles fins pouvons-nous avoir besoin de vos données personnelles ?

Dans le cas où nous collectons vos données personnelles, nous pouvons en avoir besoin pour diverses raisons et en fonction des activités d'ACTIU, dont les suivantes :

1. Formulaires Web

   Les données personnelles que vous nous fournissez par le biais des formulaires prévus à cet effet sur le site Web ou par tout autre moyen de contact seront traitées afin de traiter vos questions et demandes. Si cela est nécessaire, nous transmettrons votre demande en interne au service correspondant pour sa gestion adéquate.

   Nous utiliserons vos données pour vous envoyer des communications d'intérêt si vous vous êtes abonné à notre newsletter, à la communication d'événements, d'offres ou de tout autre type de service fourni par ACTIU. 
   Légitimation : La base juridique du traitement de vos données est le consentement que nous considérons comme accordé en nous fournissant vos données et en acceptant la présente politique de confidentialité. 

2. Clients

   Les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous entretenez des relations en tant que client d'ACTIU seront traitées aux fins suivantes : gestion de la clientèle, vente de produits, traitement des commandes, exécution des obligations fiscales et comptables, envoi de questionnaires de qualité et envoi de communications d'intérêt. Dans ce sens, les données fournies par les personnes de contact dans les entreprises qui sont nécessaires pour maintenir la relation sont également incluses dans ce groupe de parties intéressées.

   Légitimation : La base juridique du traitement de vos données est l'existence d'une relation contractuelle et l'intérêt légitime d'ACTIU à vous envoyer des communications d'intérêt dans le cadre de son activité de prospection commerciale pour générer de nouvelles opportunités commerciales et fidéliser ses clients, ainsi que pour améliorer ses services.

3. Fournisseurs

   Les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous entretenez des relations de collaboration et/ou en tant que fournisseur d'ACTIU seront traitées pour la gestion générale des fournisseurs (enregistrement des fournisseurs, gestion des contrats, commandes et paiements, etc.), pour le respect des obligations fiscales et comptables, et pour maintenir une base de données de contacts pour de futurs contrats et/ou collaborations.

   Légitimation : La base juridique du traitement de vos données est l'existence d'une relation contractuelle.

4. Concours et événements

   Les données personnelles que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à un concours ou à un événement seront traitées pour gérer l'événement (inscription, participation, vote, tirages au sort, logistique de l'événement, publication d'informations et d'images et activités connexes), et pour envoyer des informations relatives à l'événement ou des communications sur les futurs événements et activités d'intérêt. Veuillez noter que si vous vous inscrivez pour participer à un événement, ACTIU peut partager des informations de base sur les participants (nom, entreprise et adresse e-mail) avec d'autres participants au même événement à des fins de communication, d'échange d'idées et de networking.

   Légitimation : La base juridique du traitement de vos données est le consentement que vous nous donnez lors de votre inscription au concours ou à l'événement et l'intérêt légitime d'ACTIU à vous tenir informé à son sujet.

   Dans ces cas, une politique de confidentialité spécifique peut être établie pour chaque événement et sera communiquée au moment de l'inscription. 

5. Questionnaires et sondages

   ACTIU peut vous inviter à participer à des questionnaires et des sondages. Ces questionnaires et sondages seront généralement conçus de manière à pouvoir être remplis sans fournir d'informations personnelles. Si vous fournissez néanmoins des informations personnelles dans un questionnaire ou un sondage, ACTIU peut les utiliser pour améliorer ses produits et services.

   Légitimation : La base juridique du traitement de vos données est le consentement que vous nous donnez lorsque vous remplissez le sondage ou le questionnaire et l'intérêt légitime d'ACTIU à améliorer ses produits et services.

6. Accès aux installations et visites

   Pour accéder aux installations des entreprises d'ACTIU GROUP, nous pouvons vous demander de vous identifier dans le registre d'accès. La finalité du traitement de vos données est d'effectuer un contrôle des visites et la gestion du personnel externe ayant accès aux bâtiments.

   Légitimation : La base juridique du traitement de vos données est l'intérêt légitime d'ACTIU pour le contrôle de l'accès à ses installations et la sécurité de ces dernières.

7. Vidéosurveillance

   ACTIU dispose d'un circuit fermé de caméras de vidéosurveillance. Le traitement de votre image a pour objet la vidéosurveillance et la sécurité de ses installations.

   Légitimation : La base juridique du traitement de vos données est l'intérêt légitime d'ACTIU pour la sécurité de ses installations.

   Chez ACTIU, nous traiterons vos données personnelles avec une confidentialité absolue, en nous engageant à les garder secrètes et en garantissant notre devoir de les sauvegarder en adoptant toutes les mesures nécessaires pour éviter leur altération, leur perte inappropriée, leur traitement ou accès non autorisé, leur mauvaise utilisation, leur accès, leur divulgation ou leur destruction, conformément aux obligations légales qui nous sont applicables en tant que responsable du traitement de vos données personnelles. Pour protéger ces informations personnelles, nous prenons des précautions raisonnables et suivons les meilleures pratiques du secteur.

8. Candidats à un poste de travail

   Les données que vous nous fournissez lorsque vous nous envoyez un curriculum vitae (CV) ou vous vous inscrivez à une offre d'emploi vous seront traitées aux fins suivantes :

   • Sélection du personnel au cours des processus que l'entreprise maintient ouverts
   • Tenir à jour un fichier sur les profils professionnels des candidats pour le cas d’un futur poste vacant
   • Formalisation d'un contrat de travail

   Légitimation : La base juridique du traitement de vos données est votre consentement, qui est donné lorsque vous envoyez votre CV et acceptez les conditions de confidentialité.

Gestion de vos données

Les données seront conservées, dans le cas des clients ou des fournisseurs et de leurs employés, pendant la durée de la relation contractuelle et, par la suite, pendant les périodes légales établies par la loi pour la prescription des obligations contractuelles, ainsi que pour les questions liées à la législation comptable et fiscale. Dans tous les autres cas, les données seront conservées conformément aux conditions établies lors de leur collecte, pendant le temps nécessaire pour atteindre la finalité pour laquelle elles ont été traitées ou jusqu'à ce que vous révoquiez votre consentement, que vous vous opposiez à l'utilisation des données ou que vous nous informiez que vous souhaitez les supprimer de notre base de données.

Concernant les images captées par nos systèmes de vidéosurveillance, ces images seront conservées pendant une période maximale d'un mois.

Dans le cas d'enregistrements sonores, de vidéos et d'autres images, ils peuvent être conservés pour des raisons pédagogiques, informatives et/ou promotionnelles (en interne et en externe) pendant une période plus longue, notamment s'ils ont été publiés sur des portails, des réseaux ou d'autres médias. Dans ce cas, les données personnelles seront limitées à ce qui est strictement nécessaire pour la gestion de ces informations.

Diffusion

Nous pourrons diffuser vos informations personnelles si nous sommes tenus de le faire par la loi ou si vous violez nos conditions de service. 

Lorsque votre consentement est nécessaire pour communiquer vos données personnelles à des tiers, nous vous informerons dans les formulaires de collecte de données de la finalité du traitement, des données communiquées et de l'identité ou des secteurs d'activité des éventuels cessionnaires de vos données personnelles.

Traitement des données par des tiers

Nous vous informons que les prestataires de services d'ACTIU peuvent avoir accès à vos données lorsque cela est nécessaire pour la gestion des services fournis ou des relations contractuelles établies avec ACTIU, ainsi que pour la maintenance de ses systèmes (institutions financières, stockage de données, support informatique et maintenance des systèmes, conseils juridiques, fiscaux ou comptables). Certaines de ces entreprises peuvent être situées en dehors de l'Union européenne. Nous nous assurerons donc que ces fournisseurs respectent les exigences de garantie exigées par la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles. Si vous souhaitez demander des informations sur les fournisseurs ayant accès à vos données, vous pouvez nous contacter à l'adresse e-mail lopd@actiu.com.

Si vous nous contactez par le biais de l'un de nos formulaires, soit pour demander des informations de toute nature, soit pour acheter l'un de nos produits ou services, afin de répondre à vos questions ou d'analyser vos besoins de manière personnalisée, nous pourrons vous répondre directement ou par l'intermédiaire des membres de notre réseau de distributeurs ou de collaborateurs de votre lieu de résidence.

Toutes les entités mentionnées dans cette section utiliseront ces données aux mêmes fins et dans les mêmes conditions que celles spécifiées dans la présente Politique de Confidentialité.

ACTIU s'engage à maintenir la confidentialité des données personnelles fournies, ainsi qu'à appliquer les mesures de sécurité prévues par la législation espagnole et européenne, et à exiger aux tiers auxquels les données sont communiquées d'adopter des mesures identiques.

Localisation des informations

Toutes les données personnelles liées à l'organisation et à la gestion de'événements sont stockées dans des applications et serveurs informatiques sécurisés, ainsi que dans des dossiers électroniques spécifiques accessibles uniquement aux personnes autorisées. Les systèmes et serveurs d'ACTIU sont protégés par un mot de passe et nécessitent un nom d'utilisateur et un mot de passe autorisés pour y accéder. Les informations sont stockées de manière sécurisée afin de préserver la confidentialité et le caractère privé des données qu'elles contiennent. Les documents papier sont conservés dans des armoires ou des dossiers sécurisés.

En outre, toutes les personnes traitant des données personnelles au sein d'ACTIU signent une déclaration de confidentialité.

Droits de l'utilisateur

Vos droits en tant qu'utilisateur concernant les données personnelles que vous nous avez fournies (communément appelés droits ARCO-POL) sont les suivants : 

• Accès : vous pouvez consulter vos données personnelles incluses dans les fichiers d'ACTIU.
• Rectification : vous pouvez modifier vos données personnelles lorsqu'elles sont inexactes ou inadéquates, ou demander que ces informations soient complétées lorsqu'elles sont incomplètes.
• Suppression : vous pouvez demander la suppression de la totalité ou d'une partie de vos données personnelles.
• Opposition : vous pouvez nous demander de ne pas traiter vos données personnelles, bien que nous puissions continuer à traiter vos données si nous avons des motifs légitimes pour leur traitement qui l'emportent sur votre intérêt de confidentialité.
• Restriction du traitement : vous pouvez nous demander de restreindre le traitement de vos données lorsque : (i) l'exactitude de vos données est contestée ; (ii) le traitement est licite mais vous vous opposez à la suppression de vos données ; (iii) nous n'avons pas besoin de traiter vos données mais vous en avez besoin pour l'exercice ou la défense de revendications ; (iv) vous vous êtes opposé au traitement de vos données pendant que nous vérifions si les motifs légitimes du traitement l'emportent sur vos motifs légitimes de traitement.
• Portabilité : vous pouvez recevoir une copie des données personnelles que vous nous avez fournies sous forme électronique, ainsi que les transmettre à une autre entité sans entrave de notre part.
• Retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans que cela n'affecte la licéité du traitement.

Ces droits diffèrent en fonction des lois locales sur la protection des données dans chaque pays, état ou territoire. Toutefois, elles peuvent inclure plus ou moins des droits susmentionnés.

Si vous considérez qu'ACTIU ne traite pas vos données personnelles conformément aux exigences spécifiées dans la présente Politique de Confidentialité ou dans le cadre de la législation applicable en matière de protection des données, vous pouvez présenter une réclamation auprès des autorités espagnoles de protection des données (Agence Espagnole de Protection des Données).

Liens vers d'autres sites Web

Notre site Web ou l'un de nos messages sur les réseaux sociaux peut contenir des liens vers des sites Web externes. Dans ces cas, ACTIU n'est pas responsable des politiques de confidentialité ni du contenu de ces sites. Nous vous recommandons de lire attentivement les politiques de confidentialité de ces sites Web et réseaux sociaux.

Modifications de la Politique de Confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment et sans préavis, notamment en raison d'éventuelles modifications de la réglementation, de la jurisprudence ou des critères suivis par l'autorité compétente ou l'Agence Espagnole de Protection des Données, il est donc conseillé de la consulter régulièrement. Les modifications et clarifications entreront en vigueur immédiatement après leur publication sur le site Web.  Si nous apportons des modifications importantes à cette politique, nous signalerons ici qu'elle a été mise à jour.

Questions et informations de contact

Si vous avez des doutes ou des questions, vous pouvez nous contacter par l'un des canaux de communication dont nous disposons.

Toutefois, pour exercer vos droits ARCO-POL ou pour déposer une réclamation, vous pouvez contacter notre service à l'adresse e-mail lopd@actiu.com, ou par courrier à ACTIU BERBEGAL Y FORMAS, S.A., Parque Tecnologico Actiu, Autovia CV.80 - Salida Onil-Castalla P.O.BOX, 11, 03420 Castalla (Alicante).

Politique de cookies

Vous pouvez consulter notre politique de cookies ici